TES - The Employment Solution

Politique de protection de la vie privée

La Politique de protection de la vie privée de T.E.S. a été conçue en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada et la Loi sur la protection des renseignements personnels numériques du Canada. Dans les cas où l’on nous confie des renseignements personnels appartenant à un citoyen/résident de l’Union européenne, nous les utilisons, les protégeons et les traitons conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD).

T.E.S. respecte la vie privée des particuliers dans tous les volets de ses activités commerciales. Nous nous engageons également à utiliser un langage clair et simple en matière de protection de la vie privée. Notre information se donc lira et se comprendra rapidement et aisément :

  • nature des renseignements vous concernant que nous recueillons?;
  • quand et pourquoi?;
  • identité des entités avec lesquelles nous les partageons?;
  • comment nous les protégeons?;
  • comment y accéder et les corriger/mettre à jour ou demander à ce qu’ils soient supprimées?;
  • nom et coordonnées de la personne responsable de notre Politique de protection de la vie privée.

QUELLE EST LA NATURE DES RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS?? À QUEL MOMENT ET POURQUOI LES RECUEILLONS-NOUS??

Nous recueillons des renseignements personnels (éléments d’information personnelle ou opinions d’une personne identifiable) sur les demandeurs d’emploi avec lesquels nous faisons affaire et que nous envoyons chez nos clients. Nous ne recueillons, n’utilisons ou ne partageons pas ces renseignements sans obtenir le consentement éclairé de leur propriétaire ou sans les rendre anonymes afin qu’ils ne puissent plus être liés à une personne identifiable. Ces renseignements peuvent comprendre, notamment :

NATURE DES RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS MOMENT ET RAISON DE LA COLLECTE
Au moment où nous vous ajoutons à notre banque de candidatures et que nous commençons à vous connaître
Coordonnées
  • Pour vous joindre si nous avons un emploi pouvant vous intéresser
  • Pour demander une mise à jour de votre curriculum vitæ, confirmer que vous souhaitez demeurer dans notre banque de candidatures et vérifier la validité de vos adresse et numéro de téléphone
Antécédents professionnels, qualifications, études, certifications, objectifs professionnels, etc.
  • Pour évaluer la pertinence d’une offre professionnelle et pour savoir quels emplois vous conviennent le mieux
  • Pour vous aider à planifier votre carrière et vous suggérer des cours d’appoint/certifications pouvant rendre votre candidature encore plus intéressante sur le marché
Lorsque nous envisageons de vous offrir un mandat
Date de naissance et autres numéros d’identification personnelle
  • Pour permettre de procéder à la vérification de vos antécédents (criminels ou autres), de vos habilitations de sécurité, etc., à condition qu’un client le demande ET que vous l’autorisiez.
Références
  • Pour nous permettre de communiquer avec vos anciens employeurs/associés et de leur poser des questions sur vos résultats antérieurs
Citoyenneté ou titre de séjour
  • Pour vérifier si vous avez le droit de travailler au Canada
Après votre affectation à un mandat
Personne à joindre en cas d’urgence
  • Pour joindre une personne pouvant intervenir en cas de maladie ou d’absence imprévue
Information sur la famille / les bénéficiaires
  • Pour organiser votre couverture d’avantages sociaux, si votre mandat vous permet d’en obtenir
Renseignements bancaires et fiscaux
  • Pour traiter votre rémunération et la déclarer correctement, conformément aux lois fiscales

Nous pouvons également générer nous-mêmes des renseignements personnels dans le cadre de notre interaction avec les demandeurs d’emploi et les candidats retenus, notamment :

  • des notes d’entrevue?;
  • des résultats de tests et de vérification des références?;
  • des commentaires de clients sur les demandeurs d’emploi/contractuels embauchés.

En tout temps, T.E.S. ne recueille que les renseignements personnels nécessaires pour atteindre ces objectifs, à moins de recevoir une demande légitime du client et que la personne visée y consente.

AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS??

En aucun cas, T.E.S. n’échangera, ne vendra ou ne louera vos renseignements personnels. Nous ne les divulguons que dans le cadre de la recherche, la présélection et le placement de candidats à des postes ou lorsque cela est nécessaire pour satisfaire à des exigences juridiques et réglementaires. Nous ne partageons alors que les renseignements nécessaires à cette fin et nous obtenons votre permission avant de les recueillir et de les utiliser.

Nous partageons ainsi vos renseignements personnels lorsqu’il nous faut :

  • transmettre un curriculum vitæ et d’autres renseignements connexes à des clients souhaitant embaucher des ressources — c’est alors transmis directement au client ou au prestataire de services embauché par le client pour obtenir des curriculum vitæ ?;
  • transmettre l’information nécessaire à notre prestataire qui assure la vérification des antécédents, de la formation, de la solvabilité, etc.?;
  • transmettre l’information nécessaire à une instance gouvernementale qui pourra produire l’habilitation de sécurité liée à un mandat.

POUVEZ-VOUS RETIRER VOTRE CONSENTEMENT À CE QUE VOS RENSEIGNEMENTS SOIENT RECUEILLIS OU PARTAGÉS??

Vous avez le droit de retirer votre consentement à ce que vos renseignements personnels soient recueillis ou partagés. Communiquez alors avec notre Responsable de la protection de la vie privée (voir ci-après). Cela peut cependant réduire notre capacité à vous fournir des services de placement.

COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS??

Nous avons mis en place des politiques, procédures et technologies pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, en formats papier et électronique. En voici un aperçu :

  • L’accès aux locaux de T.E.S. se fait de façon contrôlée et supervisée?; toute personne autre qu’un employé de T.E.S. doit signer un registre d’entrée et être accompagnée lorsqu’elle se trouve dans nos bureaux.
  • L’accès aux dossiers (en versions électroniques et papier) est consenti selon le «?besoin de savoir?» et les fonctions professionnelles.
  • Les critères de sélection et l’expiration des mots de passe rendent l’accès non autorisé à nos systèmes encore plus difficile.
  • Les données de T.E.S. sont stockées sur des serveurs sécurisés équipés de pare-feu commerciaux de pointe et accessibles par connexion sécurisée (chiffrée).
  • Les classeurs dans lesquels sont rangés des renseignements personnels sont verrouillés et ne sont accessibles qu’au personnel qui en a besoin dans l’exercice de ses fonctions.
  • Les documents papier contenant des renseignements personnels sont déchiquetés de façon sécuritaire.
  • Le personnel reçoit régulièrement une formation sur l’importance de la protection de la vie privée et de la sécurité.
  • Chaque contrat que nous concluons avec un client ou un prestataire de services énonce clairement son obligation de protéger vos renseignements personnels et de respecter les principes de protection de la vie privée.
  • En cas d’atteinte ou d’incident concernant la protection des données, T.E.S. agira dès que l’on en fera le constat et signalera toute atteinte à la protection des données (et les mesures prises) dans les 72 heures.

Précisons que l’information nous est souvent transmise par des particuliers ou partagée avec des clients par voie de courriel. Si ces particuliers ou clients utilisent des courriels non chiffrés, il existe des risques inhérents d’interception contre lesquels T.E.S. ne peut agir. En recourant aux services de T.E.S., vous reconnaissez avoir conscience de ce risque et comprenez que T.E.S. n’assume et n’accepte aucune responsabilité advenant une telle interception.

COMMENT ACCÉDER À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET EN VÉRIFIER L’EXACTITUDE??

Pour avoir accès à vos renseignements personnels, communiquez avec notre Responsable de la protection de la vie privée (voir ci-après). Vous pouvez demander que l’on vous transmette ces renseignements dans un format portable et accessible. Si des frais d’administration s’appliquent à votre demande d’accès, on vous en informera à l’avance. Veuillez nous signaler tout renseignement personnel incomplet, inexact ou qui n’est plus d’actualité afin que nous apportions les modifications appropriées.

COMMENT DEMANDER LA SUPPRESSION/DESTRUCTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS??

Nous conservons vos renseignements tant que nous estimons pouvoir vous recommander dans l’un de nos dossiers de placement ou que ceux-ci pourront vous intéresser. Si vous demandez à T.E.S. de détruire votre dossier, nous le ferons, sous réserve des restrictions juridiques. Par exemple, dans le cas d’un emploi temporaire, nous devons conserver l’information concernant votre paie durant sept ans après votre retrait de notre liste de paie, conformément à la réglementation fiscale.

COMMENT SAVOIR SI DES CHANGEMENTS SONT APPORTÉS À CETTE POLITIQUE??

Nous revoyons notre politique en place chaque fois que nous concluons l’embauche d’une ressource contractuelle. Vous pouvez également la consulter en ligne à :
https://www.tes.net/default.asp?language=french&load=privacy.

COMMENT COMMUNIQUER AVEC NOUS SI VOUS AVEZ DES QUESTIONS OU PRÉOCCUPATIONS??

T.E.S. assume l’entière responsabilité de la gestion et de la confidentialité des renseignements personnels qu’elle recueille. En interne, nous disposons d’une Procédure de traitement des questions relatives à la protection de la vie privée pour traiter toutes les questions relatives à la protection de la vie privée pouvant survenir. Si vous avez quelque préoccupation que ce soit au sujet de la présente politique ou de la façon dont nous l’appliquons, veuillez envoyer un courriel à privacy@tes.net ou écrire à :

Responsable de la protection de la vie privée
40, rue Holly, bureau 500
Toronto (Ontario) M4S 3C3

Dernière mise à jour : 5 juin 2018

DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ DU SITE WEB

T.E.S. Technologies et Solutions a produit la présente déclaration de respect de la vie privée afin de démontrer son ferme engagement en matière de protection de la vie privée. Ceci confirme également que vous avez pris connaissance des fins pour lesquelles T.E.S. Technologies et Solutions peut utiliser et divulguer les renseignements personnels que vous fournissez volontairement par l’entremise de ce site Web et que vous y consentez.

Ce qui suit décrit les pratiques de collecte et de diffusion de l’information que nous appliquons à notre site Web, soit www.tes.net.

Information enregistrée automatiquement

Nous pouvons utiliser votre adresse IP afin de diagnostiquer des problèmes touchant notre serveur et pour administrer notre site Web. Cependant, T.E.S. ne tentera aucunement de lier votre adresse IP à vous en tant que personne.

Témoins

Notre site utilise des témoins (cookies) pour suivre les sessions des utilisateurs. Ceux-ci nous permettent notamment de faire le suivi de la navigation de l’utilisateur à même le site Web.

Formulaires d’inscription

Sur notre site, le formulaire d’inscription lié à l’outil JobFinder de transmission de curriculum vitæ demande aux utilisateurs de nous transmettre leurs coordonnées (nom, courriel, adresse postale, etc.). Les coordonnées ainsi inscrites au formulaire d’inscription sont utilisées pour communiquer avec le candidat au besoin.

Si vous nous fournissez des renseignements personnels par courriel non chiffré, vous devez garder à l’esprit qu’il existe alors des risques l’interception indépendants de notre volonté.

Communiquer avec le webmestre

Si vous avez des questions au sujet de la présente déclaration de respect de la vie privée ou sur les pratiques de gestion de notre site, vous pouvez écrire à : privacy@tes.net.